Alex Pessó, Segundo Vicepresidente de ACTI: “Necesitamos avanzar decididamente en transformación digital, pero generando certeza jurídica en el sistema notarial y registral”

Una resolución de la Corte de Apelaciones de Santiago, el pasado 9 de septiembre, ordenó a todas las notarías de su jurisdicción abstenerse de utilizar cualquier sistema computacional de reconocimiento de identidad de usuarios en forma remota. La decisión -que en esta entrevista es analizada por ACTIha generado debate respecto del efecto que tiene sobre los avances en modernización logrados en el área.

¿A qué sistemas se refiere la decisión de la Corte de Apelaciones?

La Corte de Apelaciones de Santiago resuelve una controversia que tiene como protagonistas a la Asociación de Notarios, Conservadores y Archiveros, y a la Décima Notaría de Santiago. El fallo de la Corte instruye a todos los notarios de la jurisdicción a que se abstengan de utilizar cualquier sistema computacional implementado en sus oficios para autorizar instrumentos privados de cualquier naturaleza, debiendo atenerse únicamente a las normas que al efecto establece el Código Orgánico de Tribunales.

La Corte de Apelaciones tomó conocimiento de los sistemas computacionales implementados por la Notario Pú- blico de la Décima Notaría de Santiago, y señaló que atendido “un análisis exhaustivo de la situación que acontece en todos los oficios notariales de la jurisdicción”, revisaría la situación de todas las notarías de la jurisdicción en lo relativo al uso de un sistema computacional para la autorización de firmas en documentos privados y atención remota de usuarios, así como estudiaría el marco jurídico aplicable a la materia. Lo anterior es un escenario complejo porque pone en duda todos los avances logrados en el uso de medios digitales y afecta la certeza jurídica.

Ahora bien, es importante aclarar que existen interpretaciones en el sentido que los actos que requieren escritura pública no podrían ser celebrados con firma electrónica. Me refiero, por ejemplo, a la venta de inmuebles o a la constitución de hipotecas. Lo anterior en base a una interpretación estricta de los artículos 403 y siguientes del Código Orgánico de Tribunales, y además a la definición legal del concepto “instrumento público”. Por lo anterior es que, dado el carácter de orden público de estas materias, deberíamos ser capaces de legislar de manera inequívoca estos temas, lo que no obsta a que se pueda seguir avanzando en cientos de trámites que si se pueden suscribir por medios digitales con total validez.

¿Qué rol ha desempeñado la firma electrónica avanzada en tiempos como los actuales?
Ha desempeñado un rol crítico. La firma electrónica se puede utilizar en diversos documentos laborales, a saber: contrato de trabajo, comprobantes de descuento de remuneraciones, anexos para trabajar horas extraordinarias, comprobantes de feriados, reglamento Interno y amonestaciones escritas. En el caso de finiquitos, además de la firma electrónica digital también requieren ser ratificados por el trabajador ante un notario público o un inspector del trabajo. Lo anterior ha sido validado y regulado por dictámenes de la Dirección del Trabajo.

Además hay otros tipos de contratos que también pueden ser celebrados a través de firma electrónica como un mandato simple, distintos tipos de acuerdos comerciales, actas de directorios, etc.

Otro ejemplo importante es que, durante julio de 2020, se crearon 14.745 empresas en total, registro histórico que se explica principalmente por la utilización de la Firma Electrónica Avanzada 100% online, que permite no concurrir al notario, lo cual facilitó este trámite en el contexto de la pandemia.

Como se puede comprobar las modalidades de firma electrónica, tanto simple como avanzada, han sido muy importantes para evitar desplazamientos innecesarios y agilizar la continuidad de la realización de actos y contratos en esta época de crisis sanitaria.

¿Esta determinación cómo afecta los avances logrados en digitalización?
Me parece una determinación cuyo alcance es muy amplio, y por tanto genera incertidumbre respecto a todo lo avanzado hasta ahora e introduce incertezas e inseguridades en relación al respeto del valor jurídico y probatorio de los documentos y la firma electrónica. Necesitamos avanzar decididamente en la transformación digital, pero ciertamente generando certeza jurídica en el sistema notarial y registral.

A nivel de los proveedores de tecnología, ¿Cuál es el impacto?
Desde el punto de vista de los proveedores de TI, es un escenario complicado porque queremos tener claras las reglas para poder prestar los mejores servicios digitales que se ajusten a la normativa vigente. Este no es un problema tecnológico, tenemos la tecnología disponible y a bajo costo, pero se necesita una definición política y jurídica. El gran desafío asociado a la digitalización es hacer un uso eficiente de los recursos, y desde ACTI nuestro compromiso es apoyar a las instituciones para optimizar sus recursos disponibles.

¿Se mantienen obstáculos para seguir avanzado en la materia? ¿Qué otros trámites se podrían incorporar?
Debe considerarse que varios de los avances que se necesitan, deben ser materia de ley. Lo dice la propia Fiscalía Nacional Económica en su robusto informe del año 2018: “Por último, el ordenamiento jurídico regula de manera muy detallada, a nivel de ley, una serie de funciones que el notario debe desempeñar. Seguramente el mejor ejemplo se encuentra en el Código Orgánico de Tribunales, donde se norma detalladamente la administración de escrituras públicas y el almacenamiento de documentos protocolizados, estableciendo incluso cuando se deben empastar estos instrumentos. Este nivel de detalle en la regulación, hace imposible que los notarios actualmente puedan innovar de manera adecuada y utilizar la tecnología disponible (por ejemplo, el uso de archivos digitales)”.

Otro tema que, sin duda, debe revisarse es el número de trámites y funciones asignados por ley a los notarios. Tomando en cuenta que en este momento se está implementando la Ley de Transformación Digital del Estado, habría sido una buena instancia para evaluar si alguna de estas funciones o trámites podrían haber sido asumidos por plataformas estatales, sin costo para los ciudadanos.

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